Rechenzeit und Ressourcen gespart  

Von: Tanja Mangold

Mit einem professionellen Dokumentenmanagement (DM) lassen sich nicht nur Papierarchive abbauen, die immense personelle Ressourcen binden und viel Recherchezeit kosten. In einer stringenten elektronischen Dokumentenbearbeitung steckt auch beachtliches Einsparungs- und Beschleunigungspotenzial.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) setzt sich aus vielen Komponenten zusammen, die harmonisch zusammenspielen müssen. Sie müssen zudem nahtlos in der bestehenden IT-Infrastruktur aufgehen, damit sich darüber ohne Schnittstellenprobleme Erfassungs-, Speicher-, Recherche- und Bearbeitungsprozesse ohne Medienbrüche umsetzen lassen.

Dieser modulare Lösungsansatz erlaubt, das Gesamtprojekt inklusive aller begleitenden IT-Integrationsleistungen in überschaubaren und budgetvertretbaren Schritten zu absolvieren. Dabei können die Entscheider mit dem Folgeprojekt so lange warten, bis sich der vorhergehende Projektabschnitt für das Unternehmen amortisiert hat.

Auch die elektronische Erfassung von Papierdokumenten ebnet den Weg zu einem kostensparenden und schnelleren DM. Dazu gehört das wirtschaftliche Scannen und Auslesen von Formularen. Die elektronische Archivierung macht eine kostensparende Ablage sowie ein schnelles Auffinden von wichtigen Dokumenten und Informationen für die Bearbeitungsabläufe möglich.

Workflow-Management stellt den Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt alle erforderlichen Dokumente, Unterlagen und Applikationen unter betriebswirtschaftlichen Maßgaben wie Termineinhaltung, effiziente Ressourcenausschöpfung und Kostenreduzierung bereit. Die SAP-Archivierung erschließt zusätzliche Verbesserungspotenziale. Über sie lassen sich Drucklisten und Ausgangsdokumente automatisch, bei Bedarf auch mit den fachlichen Attributen wie Belegnummer, im Archivsystem ablegen und über Barcode oder Workflow mit anderen SAP-Belegen verknüpfen.

Speziell die explosionsartige Zunahme von E-Mails zwingt zum Handeln, zumal darüber für das Geschäft wichtige Dokumente in Form von Anhängen übertragen und gespeichert werden. Rund 90 Prozent der Belegung persönlicher elektronischer Postfächer resultiert mittlerweile aus solch Platz raubenden Anhängen. Dies hat eine langsamere Datensicherung sowie eine zeitaufwändige Recherche im Bearbeitungsfall zur Folge.

Die Einführung der DMS-Komponente E-Mail-Archivierung räumt mit diesen Nachteilen auf, indem sie die Anhänge zu einem definierten Zeitpunkt selbsttätig übernimmt und dadurch das E-Mail-System von Performance raubenden Verarbeitungsleistungen entlastet. Die E-Mail-Nachrichten referenzieren automatisch auf die jeweiligen Dokumentanhänge. Sie können so jederzeit vom berechtigten Mitarbeiter auf den Bildschirm geholt werden. Oder sie werden zeit- oder ereignisgesteuert eingeblendet, um die Verlässlichkeit und Produktivität von Bearbeitungsprozessen zu erhöhen.

Auch die steigende Zahl formaler Prozesse macht den Unternehmen mächtig Druck, auf eine rationelle Formularverarbeitung umzusteigen. Dafür müssen im ersten Schritt Formulare, welche die Bearbeitung vereinfachen – auch die von Geschäftspartnern – identifiziert und gegebenenfalls neu entwickelt werden. Sie können im Posteingang gescannt und die enthaltenen Daten automatisch aus ihnen gelesen werden.

Zwei Vorgehensweisen sind möglich: Formulare mit festem Layout und Dokumente mit Freiformerkennung, beispielsweise Kreditorenrechnungen. Mit der ersten Vorgehensweise ist es nur möglich, Inhalte aus bestimmten, fest zugeordneten Bereichen des Formulars auszulesen. Dies können Informationen in Maschinen-, Handschrift oder in Form von Ankreuzfeldern sein. Allerdings wird die Erkennungsquote speziell bei Handschriften stark schwanken. Bei der Freiformerkennung können die Informationen an unterschiedlichen Stellen des Formulars stehen. So ist bei Kreditorenrechnungen die Position der Rechnungsnummer vom Rechnungslayout des Lieferanten abhängig.

Diese höhere Flexibilität geht jedoch auf Kosten des Auslesens von Handschrift. Welche der beiden Vorgehensweisen für das Unternehmen die bessere ist, hängt sowohl von der Vielfalt der Formulartypen als auch von der Menge einzelner zu verarbeitender Formulare ab. Müssen viele Formdrucke eines bestimmten Typs gescannt und ausgelesen werden, ist aus wirtschaftlichen Gründen eine hohe Erkennungsquote ratsam.

Fazit
Die Auswahl an DMS-Komponenten ist groß. Gestartet werden sollte mit der Komponente, die in einem überschaubaren Zeitraum umgesetzt werden kann und eine schnelle Amortisierung verspricht. Das fördert die Bereitschaft des Einkaufs und der Mitarbeiter zu mehr. Nicht vergessen werden darf beim DMS-Projekt, dass Auflagen befolgt werden müssen. Dazu zählen die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).