Dokumentenmanagement

Papierdokumente in Bits und Bytes umwandeln  

Von: Bernd Reder

Drei Versionen ihrer Document-Imaging-Software hat Ecopy parat. Die Programmen arbeiten mit einer Vielzahl von Multifunktionsgeräten und Netzwerkscannern zusammen und wandeln Papierdokumente in digitale Informationen um.

In erster Linie für Einzelplatz-PCs ist Ecopy Desktop gedacht. Mit dem Programm, so Ecopy, lassen sich gedruckte Dokumente erfassen, editieren und sichern. Der Anwender kann anschließend ebenso einfach arbeiten wie mit Word- oder Excel-Dateien.

Aus Share Scan heraus kann der Anwender eingescannte Papierdokumente
als E-Mail oder Fax versenden.

Erfasst werden die Papiervorlagen mithilfe von Scannern oder Multifunktionsgeräten. Die Daten kann der Benutzer gemeinsam mit elektronischen Daten in einem PDF-Dokument kombinieren.

Für Arbeitsgruppen eignet sich Share Scan Essentials. Mit dieser Basis-Software können Papierdokumente schnell und in großem Umfang digital erfasst und für mehrere Mitarbeiter digital nutzbar gemacht werden. Die digitalisierten Informationen lassen sich via E-Mail oder Fax versenden oder auf Netzwerklaufwerken ablegen. Außerdem kann der Benutzer die Dokumente mithilfe von »Ecopy Desktop« verwalten.

Konnektoren für Integration in Workflows und Geschäftsanwendungen

Für Share Scan Essentials stehen als Zubehör Konnektoren bereit. Damit ist die Integration in Geschäftsanwendungen möglich. Systemintegratoren oder unabhängige Softwareentwickler (ISVs) haben dank der Konnektoren die Möglichkeit, ihre Lösungen um eine Komponente zu erweitern, die das Digitalisieren von Papierdokumenten erlaubt.

Das leistungsstärkste Produkt ist die Share Scan Suite von Ecopy. Die Software bietet eine direkte Einbindung in Unternehmensanwendungen wie Content-Management-Systeme, E-Mail, Fax, Datenbanken, Arbeitsgruppen-Lösungen und Programme für die Kostenstellenerfassung Auch die Share Scan Suite nutzt Multifunktionsgeräte oder Netzwerkscanner, um eine digitale Ausgabe eines Dokuments zu erstellen.

Bei der Share Scan Suite sticht vor allem die Unterstützung diverser Produkte und Tools von Microsoft ins Auge. Dazu gehören der Verzeichnisdienst Active Directory, Exchange, Sharepoint, Access, SQL-Server sowie Windows Vista.