Online-Dokumente

Online-Rechnungen gesetzeskonform ablegen

Von: BerndReder

Damit Empfänger von Online-Rechnungen erkennen können, ob eingehende Rechnungen gesetzeskonform sind, hat Zertificon Solutions, Hersteller von E-Mail-Verschlüsselungslösungen, eine Erweiterung für seine Produktreihe Z1 Secure Mail entwickelt. Sie erkennt und validiert signierte Dokumente.

Immer häufiger erhalten Unternehmen Rechnungen von Geschäftspartnern auf elektronischem Weg. Viele Firmen drucken die PDF-Dokumente aus und fügen sie ihren Unterlagen zu. Was sie nicht wissen: Es handelt dabei nicht um ein valides Rechtsdokument im umsatzsteuerlichen Sinne.

 
Die Software für das rechtskonforme Ablegen von
Rechnungen steht für alle Z1-Secure-Mail-Appliances
von Zertificon zur Verfügung.

Denn gemäß §15 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist ohne qualifizierte elektronische Signatur der Rechnung kein wirksamer Vorsteuerabzug zulässig. Solche Rechnungsdokumente müssen nach den Vorgaben des deutschen Signaturgesetzes (SigG) signiert werden.

Die Regelung schreibt vor, dass eine elektronische Schriftform ein Papierdokument nur ersetzen kann, wenn sie über eine »qualifizierte elektronische Signatur« verfügt. Diese muss auf einem Zertifikat beruhen, das zum Zeitpunkt ihrer Erstellung gültig war, und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) generiert worden sein. Ist das nicht der Fall, kann das Finanzamt Vorsteuer zurück verlangen.

Sicherheitscheck für den Empfang von Online-Rechnungen

Zertificon hat seine E-Mail-Verschlüsselungssysteme der Reihe »Z1 Secure Mail« daher um eine optionale Software erweitert. Sie erkennt qualifiziert signierte Dokumente in eingehenden E-Mails und validiert die verwendeten Signaturen.

Zusätzlich kann das Programm empfangene Nachrichten, samt Dateianhang und Ergebnis der Signaturprüfung, an Archivsysteme oder andere Anwendungen übergeben. Da es keine Normschnittstellen dafür gibt, lassen sich die Art der Anbindung, Selektionsfilter, Metadaten, das Ergebnis der Signaturprüfung sowie Datenformate konfigurieren.

Dies hat den Vorteil, dass Unternehmen GDPdU-konforme (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Lösungen implementieren können, die einer digitalen Steuerprüfung durch Betriebsprüfer gerecht werden.