Egal, ob Großkonzern oder Kleinfirma: Beide müssen Compliance-Vorgaben in gleicher Weise einhalten. Das Dumme ist nur, dass kleinere Unternehmen nicht über ähnlich gut bestückte IT-Abteilungen und EDV-Budgets verfügen wie ein »Großer«

Der Archivierungsspezialist GFT Inboxx hat daher mit »Inboxx Mail SMB« eine Version seiner E-Mail-Archivierungslösung entwickelt, die sich an den Bedürfnissen mittelständischer und kleinerer Unternehmen orientiert.

Die Lösung bietet ein besonders simples Preismodell: Für einmalig 19,95 Euro pro Postfach erhält der Kunde eine vollwertige Lösung zur E-Mail-Archivierung.

Links statt kompletter Nachrichten

Die elektronischen Nachrichten werden zusammen mit Anhängen in einem revisionssicheren Archivierungssystem abgelegt. Im E-Mail-System bleiben nur die Links zu den entsprechenden Nachrichten übrig. Mittels »Single-Instancing« werden beim Archivieren doppelt vorhandene Mails gelöscht.

Das spart Platz auf dem Speichersystem und dem Mail-Server. Laut GFT Inboxx verringert sich im Schnitt die Größe einer Mailbox um bis zu 80 Prozent, wenn die Nachrichten »intelligent« abgelegt werden.

Eine Compliance-Anforderung ist, dass Mitteilungen auf Anfrage innerhalb weniger Tage gefunden und beispielsweise dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Version von Inboxx Mail für Großfirmen führt zu diesem Zweck einen Indexlauf durch, der nicht nur die E-Mails und deren Text mit einschließt, sondern auch die Inhalte von Attachments.

Diese Funktion fehlt bei der SMB-Ausgabe. Gleiches gilt für das Journaling, das Archivieren von Outlook-PST-Files oder das Retention-Management.

Dafür ist bei der SMB-Version eine Volltextsuche nach bestimmten E-Mails möglich. Auch andere Funktionen der »großen« Version der Archivierungslösung stehen bei Inboxx Mail SMB zur Verfügung: Archivieren auf Basis von Regeln, Unterstützung für öffentliche Folder, Zugangsregeln und Single-Instancing.

Als erster Schritt zu einem Unified-Archiving-Konzept macht die Lösung laut GFT Inboxx zudem die Anschaffung von Insellösungen für das Archivieren unterschiedlicher Datenbestände überflüssig. Der Nutzer kann Inboxx Mail SMB schrittweise zu einem integrierten Gesamtarchiv auch für das Archivieren von Nachrichten, Belegen, Dokumenten und Daten von File-Servern ausbauen.